ما هي مهارات الموظفين في خدمة العملاء؟

تبحث الشركات والمشاريع التجاريّة عن العملاء؛ على الموظّف في خدمة العملاء أن يكون بمثابة "سفير" للمنظّمة التي ينتمي إليها، وأن يتقن مهارات خدمة العملاء لاكتسابهم، فالحفاظ عليهم، لأن المهارات المذكورة ورقة رابحة في كلّ الأحوال.

أهمّية خدمة العملاء

يرى الاختصاصي في التسويق عبدالرحمن النوفل أن "خدمة العملاء الجيدة بمثابة الكأس الذهبيّة للأعمال التجاريّة.. لمجرد اكتساب الشخص مهارات خدمة العملاء، سيكون قادرًا على الكشف عن معظم أسرار النجاح". في هذا الإطار، يدعو النوفل إلى الاستمرار في تطوير مهارات خدمة العملاء، لأن فهم نفسيّات الأخيرين، اللغز الذي يصعب حلّه، ينكشف شيئًا فشيئًا من خلال الخبرات والتجارب المتراكمة التي قد تساهم في فهم أنماط الشخصيّات، والتعامل مع الجمهور بشكل أكثر انضباطًا.

خبرات الموظّفين في قسم خدمة العملاء

تذكر شركة qualtrics الأميركيّة المتخصّصة في إدارة الخبرات أن "الشركات الأميركيّة تخسر نحو 62 مليار دولار، سنويًّا، جراء خدمة العملاء السيّئة". لذا، فإنّ قسم خدمة العملاء يشكّل عاملًا مفصليًّا، فهو قد يؤدّي إلى نجاح الشركة أو خسارتها المتمثّلة في إهدار الميزانيّة والتقليل من الأرباح. في الآتي، توصيات من الشركة الأميركيّة المذكورة آنفًا، مساهمة في تحسين مهارات الموظّفين في قسم خدمة العملاء:

• الاستماع النشط: وراء كل عميل، مكالمة! يحتاج المرء عمومًا إلى الشعور بأنّ أحدهم يستمع إليه، فالاستماع الفعّال عبارة عن مجموعة من المهارات الأساسيّة القابلة للتطوير، من خلال التدرّب بشكل يومي مع زملاء العمل والعائلة أوّلًا. لذا، يجدر بكلّ موظّف في قسم خدمة العملاء أن يركّز على المتحدّث؛ بعد أن ينتهي العميل من التحدّث، تطرح الأسئلة التوضيحيّة عليه للتأكّد من فهم ما يقصده، مع إنهاء المحادثة بملخّص سريع. يقود الاستماع النشط الموظّف إلى النجاح، كما يحسّن العلاقات على صعيد الحياة الشخصيّة.

• تحسين المهارات الفنّية: قد يأتي العميل إلى الموظّف المولج بخدمته لحلّ كل أنواع المشكلات! فالأوّل يريد إجابات عن أسئلته من الثاني، وذلك في وقت قياسي، فإذا لم يقم الأخير بالأمر، سوف يضبع الكثير من الوقت الثمين حسب الأول. لذا، قبل التفاعل مع العملاء، يجب أن يفهم الموظّف تمامًا كيفيّة استخدام الدردشة الحية أو مبادئ التواصل الهاتفي مع العميل.

• اللغة الإيجابيّة: في مواجهة غضب العملاء، يفيد استخدام لغة إيجابيّة لغرض التخفيف من التوتر الذي يشوب الموقف، فالكلمات قوية بما يكفي لإرساء الثقة بين الموظف في خدمة العملاء، والعميل الشاكي. يندرج تحت العبارات الإيجابية الموجّهة إلى العملاء، قول الآتي: "الزر الأخضر هو الخيار الأفضل" عوضًا عن "لا تضغط على الزر الأحمر"، وذلك لأن المستقبِل للعبارة سيلاحظ عدم التركيز على المشكلة بقدر التوجّه إلى الحلّ، أو التعليق على سؤال العميل الشاكي:"سؤال رائع ، أو "سأجد ذلك لك" و"أودّ أن أفهم المزيد عن ...".
• معرفة المنتجات والخدمات بدقّة: لمساعدة العملاء، يجب أن يكون لدى الموظّفين في هذا القسم معرفة عميقة بالمنتجات؛ في هذا الإطار يوصي الخبراء بأن يقضي كلّ موظف في خدمة العملاء وقتًا في التدرب مع الاختصاصي في تصنيع المنتجات، حتى يتمكن من فهم تفاصيل المنتج تمامًا. ينطبق الأمر على الخدمات، إذ ينبغي على كلّ موظّف في خدمة العملاء، معرفة آليات تقديم الخدمة وتفاصيلها. بذا، يُساعد الموظّف المذكور في اكتشاف المشكلات، كما يُساهم في حلّها، ويسهّل على العميل استخدام المنتجات.

• ثقافة التميّز: "الموظفون السعداء يجعلون العملاء سعداء"، قاعدة جديرة بالتركيز في معانيها، فهي تعني أنّه بقدر تقديم تجارب جيدة للعملاء، كما منتجات أو خدمات مناسبة لاحتياجاتهم، ومميّزة، يجب أن تكون الخدمة الجيدة معبرة عن ثقافة الشركة وموظفيها.

  

• الأتمتة: روبوتات المحادثة وأدوات الخدمة الذاتية وسائل لا تُقدّر بثمن لمساعدة العملاء في طرح الأسئلة. تخفّف الوسائل المذكورة العبء عن موظّفي مركز الاتصال، وتوفّر فترات الانتظار على العملاء، لذا يكون استخدام الأتمتة بشكل انتقائي في بعض الأحيان مفيدًا للأطراف كافة.

  

• الأدوات المناسبة: في حضور موظّفي خدمة العملاء الكفوئين، قد يتمثّل العائق في الأنظمة البطيئة أو غير المحدّثة، فلا يتمكن الموظفون المذكورون من الحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها في الوقت المطلوب! لذا، ينبغي استخدام الأدوات التكنولوجيّة التي تساهم في تعزيز تجربة العملاء.

• تحليل ملاحظات العملاء: للتعرّف إلى مدى جودة خدمة العملاء في مشروعك، يُفيد سؤال العملاء عن ذلك عن طريق استطلاعات الرأي التي تمكّن من طرح الأسئلة الآتية: ما مدى المعرفة التي تعتقد أن أعضاء فريق الخدمة يتمتعون بها؟ وما مدى فاعليّة الاتصال بأعضاء فريق الخدمة؟..

  

  لمجرّد أن تدركي المجالات التي تتفوّقين فيها وتلك التي تحتاج إلى تطوير، يمكنك عندئذ إدخال بعض الإجراءات التحسينية، للحصول على رضا العملاء، فجذب المزيد منهم.