فروق في المهام بين المساعد الإداري والسكرتير

يندرج كلّ من السكرتيريا والمُساعدة الإداريّة، تحت خانة الـأعمال في قسم الإدارة، في أي منشأة تجاريّة، إلّا أن هناك بعض الفروق بين الوظيفتين. لذا، يُفيد الاطلاع على تلك الاختلافات بين أدوار ومسؤوليات كلّ منصب، ما يُساعد في اتخاذ قرارات أكثر استنارةً، من القرّاء الذين يبحثون عن وظائف.

بين السكرتير والمساعد الإداري

تذكر شركة الخدمات الإدارية العالميّة Smart pa بعض الاختلافات بين المهمّتين، هي:

• أدوار وسلطات مختلفة: تكمن مهمّة السكرتير، في الأمور الكتابيّة، مثل: النسخ وطباعة المستندات ومعالجة المكالمات، وبشكل أساس دعم ومُساعدة المسؤول، أمّا المساعد الإداري فهو صانع قرار، إذ يمتلك القدرة على إصدار الأحكام، وهو يعمل في العادة بشكل مستقلّ، ويغطي مسؤوليات السكرتير أيضاً، وقد يتحمّل مسؤوليّة المشاريع والإشراف على أعضاء الفريق الآخرين، كما ترتيب المؤتمرات ومراجعة التقارير والمذكرات والتقديمات... من جهة ثانية، قد يُكلّف بعض مساعدي الإدارة بإعداد التقارير الإحصائيّة.

  

• المشاريع طويلة الأجل: قد يُكلّف المساعد الإداري أيضًا بمسؤولية المشاريع طويلة الأجل التي تهم رئيسه في العمل، مع الإشارة إلى أن المدير لايتقاسم هذه المسؤولية مع السكرتير.

• تفضيلات المدير: على عكس السكرتير، قد يعرف المساعد الإداري ما يُفضّله رئيسه في العمل، بما في ذلك التفضيلات الشخصيّة.

اختلاف مهام المساعد الإداري عن السكرتير

حسب شبكة التوظيف Indeed، السكرتير هو أوّل شخص يتفاعل معه الزائر، عندما يتصل بمكان العمل أو يزوره، إذ يقع ضمن مهام السكرتير الترحيب بالزائرين لمجرّد وصولهم وتقديم خدمة العملاء والرد على المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني، كما كتابة مراسلات مكان العمل والاحتفاظ بالسجلات والاهتمام بالمعدّات المكتبيّة. أمّا المساعد الإداري فهو يحيي الزائرين ويُعالج البريد، كما يُحافظ على أنظمة حفظ الملفّات الإلكترونية ويُنظّم الجداول ويعدّ "الأجندات" ويشتري اللوازم ويُشارك في مسك الدفاتر في بعض الأحيان وتوليد تقارير المصاريف، مع تدوين الملاحظات خلال الاجتماعات ويعمل ترتيبات السفر.
نظرًا لأن المساعد الإداري يتحمّل عادةً المزيد من المسؤوليّات، فإنّه ينال راتبًا أعلى مقارنة بالسكرتير، لكن هناك عوامل أخرى تدخل في تحديد راتبي الوظيفتين، كالخبرة ومستوى التعليم والموقع وحجم العمل.
الجدير بالذكر أن عبء العمل اليومي للمساعد الإداري والسكرتير يختلف أيضًا بشكل كبير، اعتمادًا على حجم المؤسسة ومستوى الخبرة.