نقاط تضع المُساعد الإداري على سلّم النجاح

المساعدون الإداريون هم قلب الـأعمال، فهؤلاء الموظفون يُحافظون على سير المكاتب بسلاسة، ويتعاملون مع كل الأمور، بدءًا من المهمّات المكتبيّة الروتينيّة إلى إدارة الجداول التنفيذيّة والتخطيط للمناسبات واستكشاف المشكلات وابتكار الحلول، إضافة الى البحث عن طرق لزيادة كفاءة العمل.
في السطور الآتية، بعض النصائح والخطوات التي تساعد من يشغل منصب المساعد الإداري في أن ينجح في مهامه.

نقاط تضع المساعد الإداري على طريق النجاح

يُضيء المستشار الإداري سعود فقيها على مهام المساعد الإداري، فيقول إنها عبارة عن الآتي:
1 المساعدة في كلّ جوانب التنظيم الإداري، وصياغة الدليل الإجرائي.
2 إدارة جودة الأصول والإمدادات.
3 التنسيق بين الإدارات والوحدات العاملة.
4 جدولة وتنسيق الاجتماعات والمقابلات.

لناحية واجبات المُساعد الإداري، هي تتلخّص حسب المستشار الإداري سعود فقيها، في: الإشراف على جدول مواعيد المدير (أو المدراء المباشرين) والمشاركة في اتخاذ القرارات الإداريّة المختلفة الصادرة عن المدير أو المدراء المباشرين وتجهيز البريد اليومي (المذكرات والتعاميم والوثائق الإداريّة والتقارير)، كما محاضر الاجتماعات، وتوزيعها، بالإضافة إلى الخطابات. أضف إلى ذلك، هو يُشرف على طلبات العمل الخاصّة بالموظفين الجدد ويُتابع المهام الإداريّة ويُساعد في تجهيز المواد والحقائب التدريبيّة، كما عقود الصيانة بين الشركة والشركات الأخرى.
حسب المستشار، يتحقّق نجاح المساعد الإداري، في منصبه، في الحالات الآتية:

• التعامل مع العديد من التفاصيل والمواقف الصعبة في وقت واحد.
• الحفاظ على سلاسة العمل داخل المكتب، مع دعم جهود المدير التنفيذي أو صاحب العمل أو المجموعة المهنية.
• امتلاك مهارات تقنيّة (برامج المايكروسوفت، بخاصّة)، بالإضافة إلى مهارتي الاتصال الفعّال، كما التنظيم.

نصائح عمليّة للمساعد الإداري

تطلع كلية "فلوريدا" المهنيّة القرّاء على بعض السمات الإضافيّة، التي تساعد المساعد الإداري، على النجاح، فتعدّد الآتي:

• الاهتمام بالتفاصيل: يبنغي أن يُراقب المساعد الإداري عن كثب كلّ التفاصيل المُتعلّقة بجودة الحدث الذي سيُقام أو الاجتماع أو المشروع حتى يسير في مساره الصحيح، بدءًا من تقديم دعم للتخطيط إلى ضمان توفر الموارد عند الحاجة، وصولًا إلى التأكد من سعة إطلاع جميع أعضاء الفريق واستعدادهم للقيام بأدوارهم.

• توقّع الحلول قبل ظهور المشكلة: يقدر أفضل المساعدين الإداريين على توقّع احتياجات الآخرين في المكتب، بخاصّة الرئيس المباشر، من دون أن يُطلب منه ذلك.

  

  وهو يأخذ زمام المبادرة، ويدفع بالمشاريع إلى الأمام، علمًا أن التفكير الذي يركّز على الأعمال والقدرة على التحرّك باستقلاليّة، يجعلان المساعد الإداري لا يُقدّر بثمن للمنشأة.

• التحدّث ببراعة: يمتلك المساعد الإداري الناجح مهارات اتصال ممتازة، على الصعيدين الكتابي واللفظي، لذا يكلّف المساعد الإداري الكبير بمهمّة التعامل مع المراسلات والتحدث إلى العملاء والتعامل مع الجمهور وشركاء الأعمال والمورّدين. وقد يصبح المساعد الإداري وجهًا وصوتًا للشركة، لذا، فإن التحدّث بوضوح والأناقة والجاذبيّة والكتابةا الصحيحة، كلّها أمور جوهرية تشير الى مدى الاحترافيّة والكفاءة.
• إدارة الوقت: تشتمل المهارات التي يتمتّع المساعد الإداري "الاستثنائي" بها، على: إدارة الوقت بشكل فعّال، فهو لا يتحمّل مسؤوليّة تتبع وقته فحسب بل وقت رئيسه أيضًا.