الإدارة لها أصول وقواعد، بالإضافة إلى أنها صفة ربانية، فهناك العديد ممن ولدوا ليكونوا قادةً في العمل ومديرين لما يمتلكون من صفات تؤهلهم للتعامل مع الصفات المختلفة للموظف، ولكي نتعرف على الشخصيات المختلفة التي قد تتواجد في العمل وأثناء الاجتماعات، وما طريقة التعامل معهم كان علينا أن نسأل أسمهان الغامدي الكاتبة بصحيفة الرياض والحاصلة على ماجستير الموارد البشرية، والتي قالت في هذا الشأن:
تعد الإدارة النسائية تحديّاً كبيراً في المجتمعات العربية، ولاسيما تلك المجتمعات التي تتمتع بخصوصية معينة، فلا تزال قدم الكثير من القيادات النسائية مترهلة، ومرتبكة تنقصها الجرأة على الرغم من امتلاكها القدرات والكفاءة في ممارسة دورها القيادي بشكل إيجابي ومؤثر، فعلى الرغم من الشوط الكبير الذي قطعته المرأة في الإدارة إلا أنها لازالت في بداياتها، فهي لا تزال بحاجة إلى إقدام ومجازفة في تغيير الإدارة النمطية والتوجه إلى الإدارة الحديثة، وتطبيق أسسها على أنّ المنصب تشريف لشخص وتكليف لفريق كامل.
فحتى تنجح الإدارة النسائية وتستطيع من خلالها القائدة تولي زمام الأمر يجب أن تتمتع بالعديد من الصفات المكتسبة إلى جانب الكاريزما الربانية المعروفة في صفات القائد، إلى جانب إيمانها بأنّ الدور الأساسي لها هو المحفز والمشجع والقائد وليس المدير والمسيطر.
فحتى نخلق إدارةً تكامليةً يمارس فيها كل أفراد المنظمة دور القائد المساند لابد من الحرص على التشاور وبحث القرارات والمستجدات بصورة جماعية بين (الرئيس والمرؤوس) ولو كنت لا أحبذ استخدام هذه المسميات في الإدارة الحديثة.
الاجتماعات تعد فرصةً للسماح للموظفين والموظفات على حد سواء بمعرفة كيف أنهم ذات قيمة، لديهم أفكار مفيدة ويتم احترامهم، ولكن من خلال إشراكهم في دراسة القرارات وبحث مسبباتها والخروج عن نمط الاجتماعات التقليدية، التي يكون فيها الموظف عادةً مستمع لآخر المستجدات. ولكن هذا لا يمنع بأنّ المدير قد يواجه بعض الشخصيات، التي تكون بحاجة إلى سيطرة وإحكام كشخصية الموظف الثرثار، الصامت، المحتج أو المعترض والمتذمر إلى جانب شخصية الملول والسلبي والمحبط والفوضوي، وكذلك لابد أن يحضر الاجتماع الموظف المبتدئ والمتسرع، والواعي والقيادي والدخيل المتطفل
فهذه الشخصيات بحد ذاتها تعد تحدياً قويّاً أمام المدير فكيف يستطيع أن يطرح ما لديه بشراكة جماعية من الموظفين من دون إفراط أو تفريط، وأن يكون الاجتماع جاذباً ومحط اهتمام من الجميع، فيجب على القائد التالي:
تحديد محاور الاجتماع والمدة الزمنية التي سينهي بها ما يود قوله.
-عند تحديد محاور الاجتماع ستكون الخطوط واضحةً بشكل يستطيع من خلاله القائد توجيه الاجتماع في مساره والسيطرة عليه في حال شذ إلى أمور جانبية تحصل من بعض الموظفين والشخصيات المختلفة، وكذلك عندما يعلم الموظف أنه سيحضر اجتماع مدته 20 دقيقة ذلك يعني أنه لامكان للأحاديث المطولة والجانبية فالدقيقة محسوبة، وأرى أنه من الإيجابي وضع مؤقت على طاولة الاجتماع ليحرص الموظفون على الإيجاز.
المشاركة الفعالة داخل قاعة الاجتماعات
من الجيد أن يشرك القائد الموظفين والموظفات في محاور الاجتماع، وأن يرسل إليهم بنود الاجتماع قبل البدء فيه بوقت كافٍ لاستحضار ذهن الموظف حتى لا تظهر الشخصية الفوضوية أو الفضولية أثناء الاجتماع والتدخل بكل نقطة.
إعطاء فرصة للجميع
يجب أن يعطي القائد فرصةً لجميع الموظفين والموظفات داخل القاعة بإبداء ما لديهم من آراء ومقترحات خلال مدة زمنية متساوية للجميع لا تتجاوز ثلاث دقائق لكل موظف كحد أعلى، الأمر، الذي سيسهم في رفع إيجابية السلبي والحد من أزمة الثرثار، وإعطاء المبتدئ فرصة وتعزيز الولاء والانتماء للمنظمة.
الإشادة بكل ما يطرح
يجب على القائد أن يتسم بالذكاء العاطفي، بمعنى أن يشيد بأي مقترح داخل قاعة الاجتماعات ولو كان سطحيّاً، وبذكاء يحوّل ذاك المقترح السطحي إلى أمر عميق من خلال الإضافة عليه وتحويره بشكل لا يربك الموظف ولا يجعله يشعر بالحرج، بل يجعله يسهم في تغيير مقترحه برضا تام وهذا سيتناسب مع الموظف المبتدئ والشخصية الخجولة.
تدوين هوامش الاجتماع
حتى يتخلص القائد من إهدار الوقت يجب أن يشعر الموظفين بأنّ اقتراحاتهم وأحاديثهم الجانبية موضع اهتمام، فيعمل على تدوين ما اقترحوه جانباً ليشعرهم بأهمية تواجدهم وسيتناسب هذا مع الشخصيات المتنمرة والمنتظرة .
تكريم الموظفين المؤثرين
يجب أن يعي القائد بأنّ المادة ليست المتطلب الكلي للموظف، فالحوافز المعنوية مهمة جداً ولا تقل أهميةً عن الحوافز المادية إن لم تتفوق عليها، فيجب أن يحرص القائد بشكر الموظفين في كل اجتماع والإشادة بالإيجابيات، وسيتناسب ذلك مع الموظف ذي الشخصية الحماسية.
الإدارة المشتركة
وذلك يعني أنّ الموظفين وليس فقط المدراء يكون لهم تأثير على القرارات التي تؤثر على المنظمة حيث لكل الموظفين نفس الوزن في عملية صنع القرار، وأن يتبع المدير أسلوب التصويت فالموافقة المبدئية لا تعني الحكم النهائي للبت في القرار، وسيتناسب هذا مع الشخصيات المشاغبة والمهملة لإعطائهم مسؤولية مصقولة سيجعلهم أكثر انتباهاً.
