لاشك أنّ تنظيم رحلات العمل ليست أمرًا سهلاً، فلابد أنّ يملك الشخص المسؤول عنها مهارات عديدة، كمهارة إدارة الأشخاص، وإدارة الميزانيات، والعديد من مهارات التواصل الأخرى، وغالبًا ما يتم اختيار المساعد الإداري، أو أحد الموظفين الإداريين للقيام بمهام برامج السفر.
التقى موقع «سيدتي نت» المستشار الإداري «إبراهيم ناصر الحليو»؛ ليذكر بعض النقاط الأساسية التي تساهم في تحسين آلية إدارة الرحلات المهنية، فقال: «الموظف المسؤول عن انتداب الموظفين للرحلات الخاصة بالعمل، يقع على عاتقه العديد من المسؤوليات، لذا نقدم النصائح التالية، التي قد تساعده على إتمام برامج الرحلات بإتقان وفعالية»:
1- اختيار الموظف الأنسب بين الموظفين لإنجاز مهمة الانتداب، أو الرحلة الخاصة بالعمل.
2- تقدير الوقت المناسب للانتداب، بناءً على الخبرات السابقة، فلا إطالة مملة ولا اختصار مُضر.
3- اختيار المهمة وجدولتها وترتيبها قبل ذهاب الموظف للانتداب، حيث يباشر من أول لحظة مهام عمله المنوط به.
4- عند تكليف الموظف يتم ذكر المكان، المدة، المهام الواجب إنجازها، الميزانية إن كانت تستدعي، وكانت هناك صلاحيات صرف، تحديد مبلغ بدل السفر، أو الانتداب للموظف عن كل يوم.
5- تحديد وسيلة النقل ودرجتها، والسكن ودرجته، والأساسيات المصاحبة في الرحلة والخاصة براحة الموظف.
6- القدرة على التفاوض مع مقدمي الخدمات، والمعرفة التامة بالاحتياجات الحقيقية للموظفين، ما يُساهم في حصولها على أفضل الخدمات بتكاليف مناسبة.
7- على المسؤول الخاص بالانتداب، أنّ يكون دقيقًا وواضحًا وذكيًا في اختيار كل ما يتعلق بالرحلة؛ لأنّ ذلك يساعده على التميز وتوفير الراحة للموظفين، وضمان إنتاجيتهم في تلك المهمة.
8- الحفاظ على تواصل جيد مع الموظفين المُكلّفين بالمهمة؛ من أجل القدرة على التحكم بالتغييرات التنظيمية إن وجدت.
9- على المسؤول التدريب المستمر، وكثرة الاطلاع بكل ما يتعلق بإدارة الرحلات، وذلك لتحسين سياسات السفر في المنظمة، والتعامل مع ضرورات السلامة والوقاية وتحسين إدارة الميزانية، بالإضافة إلى تطوير مؤشرات أداء الموظفين في تلك الرحلات.
