يتساءل الكثير من روّاد الأعمال عن كيفية إدارة آلاف الموظفين وتوسع العمل وإطلاق المنتجات والخدمات بأقل قدر من الأخطاء، فإن الإجابة الحتمية هي تحقيق الإدارة الفعالة لسير العمل.
فلربما سمع الكثيرون عن توسع بعض العلامات التجارية الرائدة مثل "أمازون"، "جوجل" و"آبل" في دول متعددة بثقافات متنوعة وجماهير مختلفة، لذا نتطرق عبر الآتي إلى بعض الآليات والنصائح السهلة التي تساهم في تحسين سير العمل في المنظمات سواءً كانت مؤسسات صغيرة أو شركات.
منح الموظفين الراحة التامة!
حسب موقع شركة Cflow الأمريكية المختص ببرمجيات الأتمتة وسير العمل، فإن عملية الحصول على سير عمل جيد هي تفويض المهام لأفراد محددين مع منحهم الاستقلالية الكاملة لعمل المطلوب منهم بالطريقة الأسهل ما يُساهم في شعورهم بالراحة ويمنحهم دوافع شخصية لتولي المهمة وإكمالها في الوقت المناسب، كما وأن هذا الأمر بدوره يعزز الإنتاجية ويعمل على تحسين المخرجات، فهم لن يكونوا ملزمين بالخطوات المختلفة المتضمنة المفروضة من قبل الشركة.
توثيق سير العمل
توثيق سير العمل يساهم في مواجهة أي تحديات مستقبلية تبعًا للخبرات الماضية.
تخصيص الفرق لمخرجات أفضل
بدلاً من التركيز على فريق واحد في جميع الأوقات، من الضروري تقسيم العمل بحيث يمكن للجميع المشاركة والمساعدة في بناء سير العمل. ستساعد المدخلات من مختلف الموظفين ووجهات نظرهم حول مهام معينة في التخلص من الأخطاء وإنتاج مشاريع أفضل.
مؤشرات الإنتاجية والتقييم
ويمكن لبعض البرمجيات أن تزودك بذلك، إذ تعمل مؤشرات الإنتاجية على قياس مدة العمل ومدة تسليم المهام والمستندات التي تم تحميلها أثناء العملية والتحديات التي تمت مواجهتها، إذ تساعد القياس في تقييم العمليات وتحسينها .
الاستفادة من الأنظمة السحابية
يُعد تخزين البيانات على الأنظمة السحابية طريقة رائعة لأنها تضمن إمكانية وصول الفريق بأكمله إلى الملفات والعمليات، إذ يتمكن أي شخص تمت المشاركة معه، من أي مكان من الوصول إلى ملف مهم في أي وقت حتى يتمكن من متابعة سير العمل.
موقع التطبيق " Fellow" المختص بإدارة الاجتماعات، ذكر أيضًا ثلاث نِقَاط جوهرية في هذا السياق، وهي:
الاعتماد على أنظمة الأتمتة
يتعلق تحسين كفاءة سير العمل إلى حد كبير بزيادة الإنتاجية دون المزيد من الضغط على الموظفين، وإدخال أنظمة أتمتة سير العمل توفر الكثير من الوقت، تمنع عمليات التكرار والازدواجية، وتشجيع الموظفين على إنجاز المزيد.
التنظيم الفعّال
بدون نظام تنظيم فعال، قد تضيع الكثير من الجهود في البحث عن المستندات أو الموارد الرئيسية، ويمكن تحقيق ذلك من خلال الاستعانة بالاستراتيجيات التنظيمية وأنظمة إدارة البيانات وتنفيذها لجعل تدفقات العمل تسير على المسار الصحيح
تحديد الميزانية
يمكن أن يتسبب الفشل في تعيين الميزانية في حدوث التباسات أثناء سير العمل، لذا وجود خطة مفصلة بالعمليات والمهام والميزانية المحددة يساهم بشكل فعّال في أن يبدو سير العمل مثاليًا.
