مفهوم الاتصال وطرق تحقيقه بصورة فعّالة في المجتمع المهني

يقضي النجاح في الحياة المهنيّة، التدرّب على طرق الاتصال الفعالة؛ فمن شأن ذلك تحسين علاقات العمل وتخفيف النزاعات وفرص حدوث سوء الفهم، كما تقديم الدعم العاطفي لكل عضو في فريق العمل، جنبًا إلى جنب تحفيز التفكير الإبداعي.
في السطور الآتية، شروح عن مفهوم الاتصال وركائزه الأساسية وبعض الخطوات لتحقيق اتصال فعّال.

ركائز الاتصال وعناصره

عن مفهوم الاتصال، يتحدّث د. محمد العامري، المدرب المُعتمد والمتخصّص في علم النفس الإداري، فيقول إن "مفهوم الاتصال عملية ديناميكية تهدف إلى نقل الحقائق والآراء والمعلومات والمعاني وتتطلب الاستمرارية في مزاولتها، مع إظهار علاقات التأثير والتأثر بين طرفي الاتصال". ويضيف أن "الاتصال عملية إنتاج ونقل وتبادل وتفهم المعلومات والأفكار والآراء والمشاعر من شخص إلى آخر، بقصد التأثير به وإحداث الاستجابة المطلوبة، فأي سلوك مقصود من جانب المرسل ينقل المعنى المطلوب إلى المستقبل ويؤدي إلى استجابة بالأسلوب المطلوب منه، وأي سلوك يؤدي إلى تبادل المعنى هو اتصال".
للاتصال، ركائز أساسية خمس، هي:

1. وجود طرفين.
2. التشابه في المعنى والمقصد.
3. الرد على الرسالة، سواء شفويًّا أو كتابيًا أو كلاهما.
4. وجود لغة مفهومة بين طرفي الاتصال.
5. الرغبة بممارسة عملية الاتصال.

لذا، فإنّ الاتصال عبارة عن عملية مركبة ذات جوانب ثلاثة:

1. المضمون.
2. الأسلوب.
3. السياق.

طبيعة الاتصال

يتطرق العامري، أيضًا، إلى ثماني أمور تصف طبيعة عملية الاتصال، هي:

1. الاتصال مسبب أي لا بد من وجود أسباب لمزاولته.
2. الاتصال موجه أي أن له هدف مُعيّن.
3. الاتصال عملية حركية أي أنّه مستمر.
4. الاتصال ضروري ومهمّ للنشاطات الإنسانية كافة.
5. الاتصال تفاعلي أي يرتبط بعلاقات التأثير والتأثر.
6. الاتصال نوعي.
7. الاتصال مدفوع أي أنّه يرتبط بالدوافع.
8. الاتصال اجتماعي لارتباطه بمكونات السلوك الإنساني.

خطوات لتحسين الاتصال

تذكر Slack، المنصّة العالمية المُتخصّصة في اجتماعات الأعمال، مجموعة من الخطوات التي تُساهم في تحسين عملية الاتصال، هي:

• الحماسة والمُشاركة: الناس أكثر تقبّلًا للابتسامة والحماسة، في أي محادثة؛ هما من الاستراتيجيات الكفيلة بتحقيق تواصل أفضل وقبول الآخرين ما تقوله.

• الإشارات غير اللفظية: وفق الباحثين، فإن نسبة 55% من التواصل غير لفظيّة و38% صوتية و7% كلمات منطوقة، ما يعني ضرورة إدارة لغة الجسد أي أن تتزامن الإشارات غير اللفظية والكلمات المنطوقة، بعيدًا عن أي إشارات مُنفرّة للطرف الآخر مثل النظر إلى الساعة.

• التحقق من استيعاب الرسالة: يتمّ ذلك عن طريق طرح الأسئلة للمتحدث والمشاركة في المحادثة، مع المزيد من المعلومات والفرص الطبيعية لممارسة الاستماع الفعال.
• اختيار اللحظة المناسبة: يُحسّن الأمر التواصل، فليس أمرًا مناسبًا اختيار وقت يكون الطرف الآخر فيه مشغولًا للحاق بالموعد النهائي لتسليم أحد المشاريع. عندئذ، هناك صعوبة في سماع أي شيء تحاول إخباره به.

• طلب ردود الفعل من الطرف الآخر: لتحسين الاتصال، يصحّ طلب التعليقات، من خلال إجراء استبيان بعد الاجتماع أو اتباع سياسة الباب المفتوح إذا كان الفرد مسؤولًا أو مديرًا لأحد فرق العمل.

  

إذا كنت موظفة، تعرفي أيضًا إلى أنواع التواصل بين الموظفين.