قد تعتقدين أنه ليس لديك الوقت لتنظيم مكتبك، ولكن لو تدركين حقا كم من الوقت تكلفك هذه الفوضى، لأعدت التفكير في الموضوع. ولا يعتبر إعادة ترتيب المكتب ونقل الأكوام بين الحين والآخر تنظيما للمكتب، ولا إزالة الأشياء التي على مكتبك ووضعها في سلة القمامة، أو في درج المكتب. فالمكتب النظيف والمرتب يمهد الطريق لزيادة الإنتاجية وتقليل الوقت الضائع.
اتبعي هذه النصائح لمساعدتك على تحويل مكتبك إلى مكان عمل فعال:
1. تخلصي من كل شيء لا تحتاجينه. انظري حولك. ما الأشياء التي لم تستخدميها منذ فترة طويلة؟ خذي كل منطقة على حدة. إذا كان الشيء لا يعمل أرسليه لكي يتم إصلاحه أو تخلصي منه. وإذا لم تستخدمي هذا الشيء منذ أشهر ولا يمكنك معرفة متي يمكن أن تحتاجيه فعليا، تخلصي منه. وينطبق هذا على الأثاث والمعدات واللوازم، الخ. لا تنسي الاشياء الصغيرة والنباتات (الطبيعية أو الاصطناعية) والديكورات- إذا كانت مغطاة بالغبار وتجعل مكتبك يبدو رثا، تخلصي منها.
2. ضعي الأشياء في مكانها. اجمعي الأشياء وأعيدي توزيعها- اجمعي كل شيء ليس في مكانه الملائم وضعيه حيث يجب أن يكون.
3. ضعي المعدات واللوازم التي تستخدميها في متناول اليد. فالأشياء التي نادرا ما تستخدمينها يمكن تخزينها أو وضعها بعيدا.
4. ضعي ملصق على كل شيء. اختاري ملصق للتسمية يكون بسيط الاستخدام. خذي بعض الوقت لتسمية الرفوف والصناديق والسلال والأدراج. فهذا لن يذكرك فقط بالمكان الملائم لوضع الأشياء ولكنه سيساعد الآخرين أيضا الذين يريدون إيجاد أو استخدام أي شيء من مكتبك.
5. قومي بعمل نسخ احتياطية بشكل منتظم. في الوقت الذي نتحرك فيه سريعا نحو العصر الرقمي، تقلصت الحاجة لتخزين الأوراق والملفات. إذا كنت تخزنين ملفات على كمبيوترك، احرصي على عمل نسخ احتياطية بشكل منتظم. إليك بعض النصائح السريعة لإيجاد نظام حفظ ملفات سلس:
6. أوجدي ملف يسمى "ملف الاجتماعات". ضعي فيه كل "البنود التي سيتم مناقشتها" والأشياء التي يجب تسليمها والتقارير التي ينبغي إنجازها، الخ. هذا سيساعدك على أن تكوني مستعدة للاجتماعات ويمنع إصابتك بالتوتر في حال تم تقديم موعد الاجتماع.
7. أوجدي ملف يسمى ملف "بانتظار الإجابة". هناك الكثير من أوراقنا الفوضوية عبارة عن أشياء تنتظر الإجابة أو التصرف من شخص ما. اجمعيها في ملف "بانتظار الإجابة". وتفقديه كل بضعة أيام لمعرفة الإجراءات التي عليك متابعتها والتي لم يتم اتخاذها بعد.
8. نظفي مكتبك. أزيلي كل شيء من على المكتب ونظفيه جيدا وأعيدي فقط الأشياء التي لا غنى عنها للاستخدام اليومي.
9. نظمي سطح المكتب. الآن بما أنك بسطت سطح المكتب، من المفيد تنظيمه. استخدمي أدوات تنظيم سطح المكتب أو الحاويات لتنظيم الأشياء التي على سطح المكتب. استخدمي الصواني للأوراق والصناديق الصغيرة للأشياء الأصغر حجما.
10. نظمي الأدراج. ضعي الأشياء التي يتم استخدامها معها في نفس الدرج، الطوابع مع المغلفات، والملصقات الصغيرة مع دفاتر الملاحظات، الخ. استخدمي أدوات تنظيم الأدراج لتنظيم الأشياء الصغيرة- مشابك الورق، ومسامير اللصق، الخ. استخدمي درج منفصل للأشياء الشخصية.
11. أزيلي الأكوام. من المأمول أن لا توجدي المزيد من الأكوام الورقية الآن بعد أن نظمت مكتبك، ولكن لا يزال عليك ترتيب الأكوام القديمة. تفحصي الكومة (بعض الأوراق كل حين إذا لزم الأمر) وضعيها في المكان المناسب لها أو تخلصي منها.
12. رتبي البريد. لا تضعي الرسائل في كومة بانتظار ترتيبها أو فرزها لاحقا بل خذي الرسائل التي تحتاجين إليها فورا. وافرزي الرسائل بمجرد استلامها على شكل "رسائل يجب التصرف بها" أو "لقراءتها" أو "لحفظها في ملف" أو "للتفويض" أو "للتسليم".
13. أرشفي الملفات: استخدمي صناديق تخزين غير مكلفة للاحتفاظ بالملفات المحفوظة وأخرجيها من ملف الملفات الحالي.
14. صناديق المجلات. استخدمي صناديق المجلات أو المجلدات لتخزين المجلات والكتالوجات التي تريدين حقا الاحتفاظ بها. احرصي على أن تكوني بحاجة إليها فعلا للعودة إليها كمرجع أو للبحوث، وإلا أعيدي تدويرها أو تبرعي بها.
15. ملف القراءة. خصصي ملف للمواد والوثائق المطبوعة التي تريدين قرائتها والتي ليست عاجلة.
16. ملفات الأرشفة. حين يتم استكمال مشروع ما، ضعي كل المواد معا واحفظيها في ملف بعيدا. واحتفظي بملف "ملفات العمل" للمشاريع قيد التنفيذ.
17. بداية جديدة كل يوم. في نهاية اليوم، قومي بعملية تصفح سريعة لوضع كل شيء مكانه بحيث تبدأين بداية جديدة ونظيفة في اليوم التالي.
18. قومي بالحفظ في ملفات بشكل اسبوعي. لا تتركي الملفات التي يجب حفظها تتراكم. ضعي أوراقك في ملف "ملف ما يجب تخزينه" واحفظي كل شيء في ملفات مرة في الاسبوع.
اتبعي أكبر عدد ممكن من هذه النصائح، فكلما نجحت في تنظيم مكتبك قل الوقت الذي تضيعينه في البحث عن الأشياء بين الأكوام.
أقرأي أيضا:
كيف تضفين البهجة إلى مكان عملك
أمور عليك مراعاتها عند الإنتقال لعمل جديد
الآن عبر الخيارت المتوفرة في قسم المرأة والعمل ابحثي عن العمل المناسبلك وسجلي في حسابك أو عدلي سيرتك الذاتية لتزيدي من فرص إيجاد العمل المناسب لك واجعلي الأمل والصبر والمثابرة حلفاءك في تطوير نفسك في العمل كما تطمح لك سيدتي.
