إن القيام بالأعمال الإدارية يتطلَّب من الشخص الاهتمامَ والدِّقَّةَ وحسن الأداء في تنفيذه لأعماله، حيث إن هذه الأعمال الإدارية هي التي تقوم برفع الإدارة ومستوى المكانة الخاصة بالشركة أو المؤسسة أو القطاع التعليمي الذي ينتمي إليه أي موظف إداري. ويضم العمل الإداري العديد من الوظائف والمهام، منها وظيفة المساعد الإداري، الذي لا بد له من التمتع بمهارات معينة ليكون داعماً لمؤسسته وفريق العمل. وفي هذا السياق كان لنا حديث مع المسؤول الإداري «عبد الله البريدي»، تناولنا فيه الموظفين الإداريين، والمهمات التي من الممكن أن ينفذها المساعد الإداري والمهارات التي يحتاجها حتى يبدع في إتمامها وتنفيذها على أكمل وجه.
المهام والواجبات في المُسندات الإدارية:
- تنظيم ملفات المكتب.
- متابعة إدارة الوقت وجدول المواعيد للمدير والمديرين المباشرين.
- الإشراف على عمل موظف الاستقبال والمراسل.
- متابعة تنفيذ القرارات الإدارية المختلفة الصادرة من قِبَلِ المدير.
- عمل جدول عمل مع مدير المبيعات، وتجهيز محاضر الاجتماعات وتوزيعها.
- تجهيز البريد اليومي، كالمذكرات والتعاميم والوثائق الإدارية وتقارير المعاملة ومذكرات ورسائل إدارة العقارات.
- تجهيز وتحضير وطباعة الخطابات الرسمية.
- استقبال الفاكسات والرد عليها.
- الإشراف على طلبات العمل للموظفين الجدد الذين يرغبون في الانضمام إلى الشركة وترتيب مقابلات لهم.
- المساعدة في تجهيز مواد التدريب.
- متابعة المهام الإدارية المتعلِّقة بإجازات الموظفين السنوية وتحديد الأهداف.
- القيام بكل ما يُطلب منه في حدود معرفته وقدراته.
- متابعة عقود الصيانة بين الشركة وشركات الصيانة التي تقوم بصيانة تجهيزات وآلات الشركة.
العلاقات الوظيفية
- الاتصال المباشر مع مدير تطوير الأعمال والمديرين على اختلاف مسمياتهم في مكتب العمل.
- تحديد وجهات الضيوف، واستقبال المكالمات التي تختصُّ بالطاقم الإداري التابع للمكان.
- المساعدة في جميع جوانب التنظيم الإداري، وصيانة الأدلة العلمية.
- إدارة جرد الأصول والإمدادات الخاصة بمكان العمل، ورصد المستوى الحرج للأسهم، وتوفير المصادر للمورِّدين، وتقديم الفواتير.
- التنسيق بين الإدارات والوحدات العاملة في حل المشاكل.
مهارات المساعد الإداري
هناك العديد من المهارات التي يحتاج المساعد الإداري لإتقانها ليقوم بدوره على أكمل وجه، وهي:
- التنظيم وتحديد الأولويات
- إتقان التكنولوجيا
- التواصل الشفهي والكتابي
- المصداقية والالتزام
- مهارة التفاوض الذكي الفعال
- إدارة المشاريع
- القابلية للتطور
- الاهتمام بالتفاصيل
المهارات التنظيمية:
كونه يكون مسؤولاً عن العديد من المهام، لا بد للمساعد الإداري من التمتع بالقدرة على التنظيم وتحديد الأولويات، وهذا ما يضمن تنفيذ هذه المهام بكفاءة عالية وهدوء وعدم التوتر.
إتقان التكنولوجيا:
إن إتقان استخدام مجموعة الأدوات التقنية (التكنولوجيا) والبرامج سيسهل على المساعد الإداري تنفيذ المهام الموكلة إليه وعمليات الجدولة وإدارة الوقت بشكل سهل.
التواصل الشفهي والكتابي:
هذه من أهم المهارات التي على المساعد الإداري التمكن منها، بحيث سيحتاجها في كافة خطوات عمله إن كان خلال التواصل مع المدير وفريق العمل أو مع عملاء الشركة.
المصداقية والالتزام:
يعتمد مدراء الشركات والمؤسسات بشكل كبير على المساعد الإداري، لذا فإن قيام هذا المساعد بوظائفه على المستوى المطلوب وتسليم المهام في الوقت المحدد والتحلي بالقيم الأخلاقية والمهنية تبقه مصدر ثقة.
مهارة التفاوض الذكي الفعال:
إن من يعمل بهذه الوظيفة سيكون مكلفاً في بعض الأوقات في التفاوض مع أشخاص آخرين حول أمور متعلقة بالعمل وبحث المشكلات والتحديات وإيجاد حلول تصب في مصلحة العمل، لذلك فإن إتقان فن التفاوض مهارة أساسية .
إدارة المشاريع:
هذه من أهم الممارسات الإدارية والمكتبية التي يتطلبها عمل المساعد الإداري، لأنها تلعب دوراً أساسياً في تحقق أهداف المشروع أو العمل من خلال ضمان تطبيق الإجراءات المطلوبة ما بين مرحلتي التخطيط والتنفيذ، وذلك في إطار زمني محدد، وفقاً لميزانية ما، وبالتنسيق مع فريق العمل.
القابلية للتطور:
هناك العديد من البرامج التعليمية والتطويرية التي تعزز من المهارات الإيجابية لدى المساعد الإداري ويجعله يقدم عمله بشكل احترافي عالي المستوى مما يكسبه الاحترام والتقدير ويرفع من أهمية تواجده ضمن فريق العمل.
الاهتمام بالتفاصيل:
على المساعد الإداري أن يكون دقيقاً جداً لا سيما بما يتعلق بجمع البيانات وإدخالها والتحقق من المعلومات ومراجعة المستندات وتنفيذ المهام الإدارية.
كيف تطور مهاراتك كمساعد إداري؟
هناك العديد من الطرق لتطوير مهاراتك كمساعد إداري منها:
- متابعة التدريب والتطوير من خلال متابعة مستجدات المجال ومواكبة الأساليب الجديدة في العمل والحصول على الدورات، وبالحديث عن الدورات تعرفي إلى أهمية الدورات التدريبية لصقل مهاراتك كرائدة أعمال
- الانضمام إلى شبكات مهنية محفزة تضم محترفين في مجال عملك
- الاستفادة من تجارب ونصائح الخبراء واستشارتهم حول نقاط ضعف معينة في شخصيتك المهنية
- تعزيز خبرتك في استخدام أدوات البرامج المساعدة الإدارية وأدوات العرض التقديمي
ولأن التواصل من المهارات الأساسية المطلوبة لهذه الوظيفة، اقرؤوا معنا: أهمية مهارات التواصل بأنواعه في عالم المشاريع التجارية
