طرق فعّالة للتعامل مع مشكلات الاتصال في العمل

تنتج الصراعات والنزاعات في بيئة العمل، غالبًا، عن المشكلات في التواصل، فإذ لم تحلّ، هي ستؤثّر سلبًا في ثقافة المنظمة (أو الشركة) وأداء الموظفين والنتائج النهائيّة. لذا، فإن المعرفة بطرق التعامل مع النزاعات واستراتيجيّات العلاج، هو المفتاح الذي قد يسهّل تحقيق أهداف المنظمة، ووصولها إلى قمّة النجاح.

حلول لمشكلات الاتصال

في الآتي، مجموعة من طرق التعامل مع مشكلات الاتصال في العمل، حسب صحيفة Business Daily الأميركيّة:

• الإسراع في علاج القضايا العالقة: عندما ينشأ تعارض بين أعضاء فريق العمل، من الهامّ اتخاذ الإجراءات بشكل سريع لحلّ الأمر عوضًا عن تجاهله. في هذا الإطار، يصحّ جمع بعض المعلومات عن الموقف عن طريق طرح الأسئلة المنوّعة، مثل: الأسئلة المفتوحة والأسئلة ذات النهايات المغلقة والأسئلة القائمة على الحقائق أو المستندة إلى الرأي.

  

• التوقّعات الواضحة: يجدر بالمُديرين تحديد توقّعاتهم تجاه أفراد فريق العمل، والتعبير عن هذه التوقّعات بوضوح، ابتداءً من مقابلة العمل، كما خلال الأيام الأولى من العمل، وبعد التقييم الدوري أو السنوي. يُساعد ذلك الموظفين على الشعور بالراحة، كما تخفيف التوتر الذي يتسبّب بالصراع وسوء الاتصال.
• التعرّف إلى الاختلافات الشخصيّة واحترامها: تتسبّب معارضة وجهات النظر والسلوكيات وأساليب العمل المختلفة، بالكثير من سوء الفهم بين زملاء العمل؛ فإذا كانت الشخصيات المتضاربة هي السبب الجذري لكثير من مشكلات فريق العمل، تصحّ التوعية بأهمية تلك الاختلافات، وبكيفيّة التعامل معها، الأمر الذي يجعل من ثقافة الشركة، الوصول إلى الحلول والاستنتاجات الجديدة، في ما يتعلق بأداء العمل، وتشغيله.

بناء أساس متين

أضف إلى ما تدّم، تعدّد منصّة PowerDMS الأميركيّة للبرمجيات المتخصّصة في تدريب الموظفين أربع نقاط هامة، في هذا السياق، هي:

1 وضع معايير الاتصال الأساسية: من الهامّ إنشاء مجموعة من المعايير، لغرض تواصل الأفراد في الشركة، على الصعيدين الداخلي والخارجي، ما يؤدي إلى بناء أساس متين. بحسب احتياجات المنظّمة (أو الشركة)، يمكن إجراء تدريب على الاتصال أو أي أمر آخر يعزز آليات التواصل، في هذا السياق.

2 خلق مساحة آمنة للتواصل: يحتاج الموظّفون إلى الشعور بالراحة، في التعبير عن آرائهم وتقديم الأفكار والإبلاغ عن المشكلات وطرح الأسئلة ومشاركة النقد، لذا خلق مساحة آمنة يحدّ من مشكلات الاتصال.

3 الاستباقيّة في الحصول على ردود الأفعال: من المُثير للقلق أن البحوث التي أجرتها مؤسسة "غالوب" أظهرت أن أكثر من 50% من الموظفين، في الولايات المتحدة الأميركيّة، لا يشاركون في العمل، ما يؤدي إلى ارتفاع معدل "دوران" الموظّفين (أي انتقالهم من شركة لأخرى) وانخفاض الإنتاجيّة وعدم الرضا. لذا، عوضًا عن الانتظار حتى يتعامل الموظفون، مع كبار المسؤولين في حلّ قضاياهم، يجب على الشركة أن تأخذ زمام المبادرة للحصول على ردود أفعال العاملين وأن تأخذ بملاحظاتهم.

4 الإفادة من التكنولوجيا الحديثة: معرفة الإدارة العليا بدور التقنيات الحديثة في تعزيز التواصل بين الموظفين يحدّ من وقوع المشكلات. تشتمل التقنيات، على: الأدوات المستندة إلى الحوسبة (الخوادم، مثلًا، والتخزين وقواعد البيانات والشبكات والبرمجيات والتحليل الذكي للأعمال)، ما يُساهم في إنجاز الأعمال وتقديم طرق جديدة للتواصل داخل المنظمة وتسهيل الوصول إلى المستندات. كما يتفق الجميع على أن البريد الإلكتروني يوفّر الوقت ويقلّل من تكاليف الورق، وهو صديق للبيئة ومساهم في توضيح الأدوار والمهام...