إن العمل المهني الذي يحتوي على العديد من البرامج والأفكار المتعددة والتي تصنف "قيد التشغيل" في أي وقت محدد؛ يتطلب وجود خطة إدارية لضمان البقاء على المسار الصحيح، فالبرامج التي تصنف قيد التشغيل تلعب إدارة الشركة دوراً محورياً في التأكد من تنفيذها بسلاسة.
وقد يحتاج المديرون إلى التقدم بخطوتين والاستعداد لأية تهديدات محتملة وتوقع التغييرات القادمة، ولهذا يجب وضع خطة إدارة، فبدونها تصبح البرامج عرضة للاتجاهات المتغيرة التي يمكن أن تهدد الأعمال. ويشير موقع " blog.bit. com " بأن خطط الإدارة تضمن أن كل شيء يعمل بسلاسة من خلال مراعاة مجموعة من المعايير المهمة عند وضع الخطط الإدارية وإنشائها.
ما هي خطة الإدارة؟
يشار إلى خطة الإدارة بوصفها خطة شاملة توفر أهداف أي مشروع معين، وتحدد بوضوح الأدوار والمسؤوليات، ومجموعة من الأمور أكثر تعقيداً للتأكد من نجاح العمل، وتعد خطة الإدارة الخاصة بك مورداً يمكن لكل فرد في الشركة استخدامه للحصول على إرشادات أفضل. تحدد خطة الإدارة بشكل عام الأمور الآتية:
- أهداف وغايات الشركة، ما الذي نحاول تحقيقه؟
- الاستراتيجيات المستخدمة لتحقيق الأهداف، كيف سنحققها؟
- الأساليب المستخدمة لقياس الأداء، كيف سنعرف ما إذا كنا نحققه؟
هام للعاملين مهارات للتواصل يجب أن تكتسبها قبل أن تذهب إلى الوظيفة ..لا تضيع الفرصة بالتعرف عليها
فوائد خطة الإدارة:
وتأتي الغاية والفائدة من إنشاء خطة إدارية بالدرجة الأولى والأهم؛ هي للتأكد من أن الشركة تعمل بسلاسة، حيث يتوجب أن يتم التعامل مع الكثير من العمليات في وقت واحد، فإذا تركت كل شيء للحظة الأخيرة، على أمل أن ينجح كل شيء عند ظهور المشاكل، فسوف تكون في فوضى كبيرة. ولمواكبة المهام اليومية، وإدارة حالات الطوارئ عند ظهورها، وعدم ترك المشاريع تفلت من الأيدي، فالعمل بحاجة إلى خطة إدارة، تشمل الكثير من الفوائد، أبرزها ما يلي:
- تحديد الأدوار والمسؤوليات
يحتاج الموظفون إلى معرفة من هم مديرو المشاريع والإداريون المسؤولون، ومن يجب عليهم التشاور معه والذهاب إليه في حالة الحاجة إلى معلومات. ويجب عليهم أيضاً أن يكونوا على دراية بحدود عملهم، ومتى يحتاجون إلى موافقة من سلطة ما، ومتى لا يحتاجون إليها. كل هذا يمكن القيام به بسهولة باستخدام خطة الإدارة.
- تخصيص المهام
تقسم خطة الإدارة أيضاً العمل داخل المنظمة بطرق معقولة وممكنة، بحيث لا يحقق الجميع أهدافهم فحسب، بل يقومون بها أيضاً بطريقة لا تستنفدها داخل العمل.
- زيادة المساءلة
عندما يتم تحديد المهام والواجبات، يمكن مساءلة الأشخاص بسهولة. إذا لم يتم إنجاز المهام اليومية خلال الوقت المخصص، فهذا يعني أن الفريق الداخلي يفشل، بينما إذا لم يتم تنفيذ أنشطة المسؤولية الاجتماعية للشركات، فإن الإدارة هي التي تفشل.
- إنشاء جدول زمني فعال
تنشئ خطة الإدارة جدولاً زمنياً يضمن دفع الفواتير في الوقت المحدد، وتواجد الموظفين في المكان الذي من المفترض أن يكونوا فيه لتقديم خدمات المنظمة، وكتابة مقترحات التمويل وتقديمها، والتعامل مع المشكلات بسرعة، ونتيجة لذلك، تعمل المنظمة بفعالية.
كيفية إنشاء خطة إدارية بالعمل؟
- الخطوة الأولى: وضع ملخص تنفيذي
ويشمل الملخص التنفيذي كيفية بدء خطة الإدارة الخاصة بك، ويقدم لمحة موجزة عن جميع المكونات الرئيسية لخطة الإدارة. لذلك كن موجزاً قدر الإمكان وحافظ على النقاط الرئيسية في الاعتبار أثناء كتابة الملخص.
- الخطوة الثانية: الرؤية للعمل
وتشمل الخطوة التالية ذكر بيان الرؤية الخاصة بك، حيث يهدف بيان الرؤية إلى أن يكون دليلاً لمساعدة الشركة والموظف على اتخاذ القرارات التي تتوافق مع فلسفتها ومجموعة الأهداف المعلنة.
- الخطوة الثالثة: تحديد المهام
وتشمل هذه المرحلة من الإعداد تحديد وبيان المهمة للموظف، وتوضيح ما تفعله مؤسستك وكيف سيتم إدارتها. ويصف بيان المهمة:
- الغرض من المنشأة - ما هو عملنا؟
- لماذا هو موجود – ما هي فلسفتنا الأساسية؟
- ما الذي يجب أن تقدمه – ما هي الخدمات أو المنتجات التي نقدمها؟
- من سيستخدمه – ما هي مجموعتنا المستهدفة؟
- الخطوة الرابعة: وضع الأهداف:
وبعد إنشاء وتحديد بيان المهمة والرؤية، فإن الخطوة التالية هي معرفة كيفية تحقيق ذلك. فمن الضروري تحديد الأهداف التي ستساعدك على تحقيق مهمتك. فالأهداف تعكس ما ترغب إلى تحقيقه وتعطي التوجيه لمؤسستك.
في النهاية، إن الإدارة الفعالة لا تأتي إلا بعد التخطيط الدقيق، فالموظفون يحتاجون إلى معرفة كيف يمكنهم تحقيق الأهداف، والأساليب التي يحتاجون إلى استخدامها، والمزيد من أجل حسن سير مشاريع المؤسسة.
إن وجود خطة إدارة سيشكل مؤسستك بالطريقة التي تريدها وستكون قادراً على تحسين عروضك للعملاء، وكن على يقين.. لا توجد طريقة للتغلب على خطط الإدارة، وسوف تدرك أهميتها عاجلاً أم آجلاً بالنسبة إلى سير وتنظيم العمل.
انتبه إلى كيفية تجنب سوء الفهم بين الزملاء في العمل؟ حتى لا تفقد وظيفتك.
