كتابة التقارير جزء أساس من مسؤوليّات العمل؛ هناك أنواع عدة من التقارير التي قد يُطلب إلى الموظف كتابتها، بما في ذلك التقارير اليوميّة وتقارير المبيعات والتحليلات. في الآتي، بعض الخطوات المساعدة، في كتابة هذه الوثائق.
خطوات متبعة في كتابة تقارير العمل
لكتابة تقرير العمل باحتراف، يفيد اتباع النقاط الآتية، التي تعدّدها شبكة Indeed المهنيّة الشهيرة:
- التعرّف إلى قارئ التقرير هامّ في كيفيّة تنسيق الأخير ومحتوياته وأسلوب الكتابة، مثلًا: هل تقرير المبيعات سيوجّه إلى المشرف المباشر أو المدير أو الرؤساء التنفيذيين؟..
- الغرض من التقرير هو تحديد المعلومات التي يجب أن يتضمّنها، أي المعلومات التي ستوفّر صورةً واضحةً عمّا يحاول الكاتب نقله أو إيصاله الى الطرف الآخر. مثلًا: في تقرير المبيعات، ترد معلومات عن الأهداف التي سبق أن تحقّقت، والمنتجات والخدمات الأكثر مبيعًا.
- عند كتابة التقرير، لا بدّ من هيكلته، بصورة تسهّل قراءته واستيعابه بسهولة. تحتوي التقارير الإداريّة على النقاط الآتية: العنوان أو صفحة العنوان، والملخص التنفيذي أي الملخص الذي يصف بإيجاز محتوى التقرير، وجدول المحتويات (إذا كان التقرير يحتوي على أكثر من بضع صفحات)، مع مقدّمة تصف الغرض من كتابة التقرير، ومحتوى التقرير، والاستنتاج أو التوصية حسب الغرض من التقرير.
- من الهامّ أن يكتب التقرير، بلغة واضحة وموجزة وبسيطة، وباحتراف في الوقت عينه، لذا لا بدّ من تجنّب استخدام الكلمات الصعبة أو العامية قدر المستطاع.
- التدقيق اللغوي خطوة أساسيّة بعد كتابة التقرير، إذ يمنح التدقيق فرصة التأكّد من أن الكتابة محترفة قدر المستطاع، ويساعد في اكتشاف الأخطاء قبل إرسالها. يتيح التدقيق اللغوي أيضًا استبعاد أي معلومات غير ضرورية.
نقاط أساسيّة في التقرير
يذكر موقع wikiHow بعض النقاط الجوهرية، في كتابة تقارير العمل، منها:
- بحوث مدعمة بحقائق: يضمّ التقرير بعض العناصر الداعمة للاستنتاجات أو التوصيات، مثل: المعلومات الماليّة والرسوم البيانيّة والمعلومات الإحصائيّة والدراسات الاستقصائيّة والاستبيانات أو مقابلات الخبراء وزملاء العمل والعملاء...
- العنوان: يرد عنوان التقرير، متبوعًا بالتاريخ المدوّن في سطر منفصل، علمًا أنّه في بعض الحالات، يعمل البعض على إلحاق العنوان والتاريخ بخطاب يشرح سبب كتابة التقرير، بخاصّة في حالة التقارير التي تستغرق وقتًا طويلًا في الإعداد أو تتطلّب شرحًا إضافيًّا، قبل أن ينظر القارئ في التقرير.
- الملخّص التنفيذي: يوضّح الملخّص التنفيذي المعلومات الأساسيّة، بصورة موجزة، كما يتضمّن الاستنتاجات والمبرّرات والتوصيات، ويسمح بفهم النقاط الرئيسة في التقرير، حتّى لو لم تقرأ الصفحات.
- جدول المحتويات: تُدرج عناوين الأقسام في جدول المحتويات، بالإضافة إلى أرقام الصفحات، حتى يُتاح للقارئ التنقل بسهولة بين صفحات التقرير والعثور على المعلومات التي يحتاج إليها.
