ساهم تطور التقنيات إيجاباً وبشكل ملحوظ في تسهيل عالم الأعمال التجارية وتبسيط الكثير من المعطيات والعمليات والمهام الوظيفية؛ ما جعل تحقيق الأهداف يصبح أكثر يسراً، وفي إطار بحث المؤسسات والشركات عن طرق لتحسين الكفاءة وخفض التكاليف وتعزيز عمليات صنع القرار، برزت إحدى التقنيات التي وصفها الخبراء اليوم بأنها "الجهاز العصبي للمؤسسات"، وهي الأنظمة التي تُعرف باسم"ERP".
عبر السطور القادمة تطرقنا إلى ماهية نظام "ERP"، أهميته وفوائده في الشركات والمؤسسات التجارية.
ما هو نظام ERP؟
محمد العلي، المستشار الإداري، عرفنا إلى معنى مصطلح "ERP" قائلاً: "هو اختصار لكلمة "Enterprise resources planning" ويعني تخطيط موارد المنشآت، وهو أحد أنواع أنظمة البرامج التي تساعد المؤسسات على أتمتة المهام الرئيسية من أجل تحقيق الأداء الأمثل، أي باختصار ندرك يقيناً أنّ صاحب المؤسسة والشركة يمتلك الموارد البشرية والموارد المالية للشركة، ويريد أن يحقق منهم أقصى استفادة والحصول على أعلى معدلات أداء، هنا يأتي دور هذه البرامج وأهميتها، وحتى نتعرف إلى مدى أهمية هذه البرامج، هناك بعض الأسئلة التي يجب أنّ تطرحها على نفسك أولاً، وفي حال لم تجد الإجابة المثالية لها، فاعلم يقيناً أنك بحاجة ماسة إلى هذه البرامج"، ووفقاً للمستشار هذه الأسئلة هي:
- هل شركتك تكسب أم تربح فعلياً؟
- هل يوجد مراقبة على الإدارات كافة التي تمتلكها؛ مثل المخازن، المشتريات، المبيعات، الإنتاج والتصنيع، والإدارات الأخرى كافة؟
- ما مدى الثقة في المعلومات المقدمة من قبل الموظفين؟ وهل هي دقيقة؟
- هل الإدارة تستطيع اتخاذ قرارات دقيقة وهامة من خلال المعلومات المقدمة من الموظفين؟
- هل يوجد تضارب أو تكرار في صلاحيات الموظفين؟
- هل المعلومات والبيانات الخاصة بالشركة في أمان أم أنّها قد تتعرض لمخاطر؟
اطلعوا أيضاً على بعض الأسباب الخفية لمغادرة الموظفين للمؤسسات.
أهمية نظام ERP :
وأشار "العلي" إلى ست نِقَاط تؤكد مدى أهمية أنظمة "ERP" في الشركات، وهي:
- التنظيم الكبير وسرعة اكتشاف الأخطاء وحلّها بشكل مباشر.
- القدرة على ربط إدارات المنشأة بقاعدة بيانات واحدة.
- رفع كفاءة العمل واستغلال أكبر للموارد للحصول على مردود أعلى.
- متابعة آلية العمل لكل الموظفين ولكل موظف على حدة.
- إمكانية استخراج المعلومات بشكل سريع جداً، ومن خلال تقارير تفصيلية دقيقة.
- الأمان العالي والسرية التامة لمعلومات الشركة وتحديد صلاحيات الوصول من قبل المدراء فقط.
مزايا وفوائد نظام ERP :
شبكة "لينكد إن" المهنية الاحترافية، أشارت أيضاً إلى بعض المزايا والفوائد الهامة لهذا النوع من الأنظمة، وهي:
التكامل وسهولة نقل المعلومات
تقوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات "ERP" بدمج العمليات التجارية المختلفة؛ مثل الشؤون المالية والموارد البشرية وإدارة سلسلة التوريد وإدارة علاقات العملاء في نظام واحد كامل لتبسيط العمليات ونقل المعلومات عبر المؤسسة، هذا التكامل هو قلب أنظمة تخطيط موارد المؤسسات؛ مما يضمن أن كل قسم يعمل بالبيانات والعمليات نفسها، وبالتالي تعزيز الكفاءة والدقة وضمان جودة المخرجات.
إعداد التقارير واتخاذ قرارات أكثر دِقَّة
تعد إمكانات إعداد التقارير المحسنة ميزة مهمة أخرى لهذه الأنظمة؛ إذ تُمكّن هذه الأنظمة الشركات من الاستجابة بسرعة لطلبات البيانات المعقدة، ويمكن للأنظمة تحليل هذه البيانات وتقديمها بتنسيق مفهوم وتقارير جيدة، فعلى سبيل المثال، يمكن للمدير المالي بسهولة إنشاء تقارير عن التدفق النقدي والإيرادات والنفقات؛ ما يساعد بدوره في إعداد الميزانية والتنبؤ بشكل أكثر دقة، ويُعد هذا المستوى من تحليل البيانات وإعداد التقارير أمراً بالغ الأهمية للشركات، لتحديد الاتجاهات واكتشاف المشكلات المحتملة، واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.
الوصول إلى مؤشرات الأداء الرئيسية
توجد ميزة في هذه البرامج حيث إنها تتيح للمديرين والمديرين التنفيذيين الوصول إلى مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وغيرها من المقاييس المهمة دون الحاجة إلى مهارات فنية متخصصة.
التخصيص وقابلية التوسع
معظم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات "ERP" قابلة للتخصيص والتوسع؛ ما يجعلها مناسبة للشركات من جميع الأحجام، ويضمن التخصيص إمكانية تصميم النظام ليناسب العمليات والاحتياجات الفريدة للأعمال، وهذا يعني أن الشركة لا يتعين عليها تغيير طريقة عملها للتكيف مع البرنامج، وبدلاً من ذلك، يتكيف البرنامج مع متطلبات الشركة.
واجهة سهلة الاستخدام
تتميز أنظمة تخطيط موارد المؤسسات "ERP" الحديثة بواجهات سهلة الاستخدام، وغالبية هذه البرامج تمتلك واجهات جذابة بصرياً وتشبه شكل ومظهر تطبيقات المستهلك الشائعة؛ ما يُسهل على الموظفين التأقلم عليها، فبالتالي تصبح هناك معدلات اعتماد عالية، ويقل منحنى التعلم المرتبط بالبرامج الجديدة.
إدارة المخزون وفهم تفضيلات العملاء
في قطاع البيع بالتجزئة، تعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات "ERP"مفيدة لإدارة المخزون وتتبع المبيعات وإدارة علاقات العملاء، يواجه تجار التجزئة مثلاً أحد التحديات المتمثلة في إدارة مجموعة واسعة من المنتجات عبر مواقع متعددة، وهي بذلك تعمل على توفير بيانات في الوقت الفعلي عن مستويات المخزون، وهو أمر بالغ الأهمية للحفاظ على مستويات المخزون الصحيحة، وتجنب الإفراط في التخزين ونفاد المخزون، جنباً إلى جنب مع فهم تفضيلات العملاء وسلوكياتهم.
مناسب للقطاعات الحساسة
فمثلاً في قطاع الرعاية الصحية، تُعد هذه الأنظمة أمراً حيوياً لإدارة سجلات المرضى والفواتير والامتثال التنظيمي؛ إذ يتعامل هذا القطاع مع بيانات المرضى الحساسة وإجراءات الفوترة المعقدة والمتطلبات التنظيمية الصارمة، كما ويعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات "ERP" بتسهيل وصول مقدمي الرعاية الصحية إلى معلومات المرضى وتحديثها، وبالتالي تحسين جودة الرعاية، كذلك أصبحت معالجة الفواتير ومطالبات التأمين أكثر بساطة مع هذه الأنظمة؛ ما يقلل من النفقات الإدارية، ويقلل من أخطاء الفواتير.
قد يهمكم أيضاً التعرف إلى فوائد منهجية ديماك للتطوير التنظيمي.
